Dicas para acabar com a enrolação nos relatórios

Na última década, transparência e relatórios corporativos progrediram enormemente, permitindo o acesso da sociedade a informações de desempenho que geralmente não estão disponíveis em relatórios financeiros. Os relatórios de sustentabilidade (ou não financeiros) permitem que as partes interessadas – como investidores, reguladores, funcionários, ONGs, comunidades, parceiros etc. – tenham acesso a informações sobre os impactos sociais, ambientais e econômicos de uma empresa diretamente da fonte.

Mas nem tudo é uma boa notícia nesse campo, pois muitos relatórios de sustentabilidade ainda consistem em 100 (ou mais) páginas, difíceis de navegar e de extrair o que importa. Muitos se parecem com revistas brilhantes e alguns até oferecem o mesmo conteúdo superficial. Eles frequentemente apresentam uma imagem excessivamente positiva e distorcida da realidade. Eles correm o risco de ser considerados greenwashing e inúteis para pessoas que pretendem usar as informações para tomar decisões. Ou para avaliar a prontidão da administração de uma organização para lidar com questões sociais e ambientais.

Então … é hora de acabar com a enrolação!

Relatórios de alta qualidade são claros, equilibrados e focados em questões-chave. Relatórios corporativos difíceis de navegar, excessivamente positivos e/ou desfocados causam mais danos do que benefícios à reputação de uma empresa. Quando não estão mostrando claramente os resultados, os esforços e os dilemas para lidar com questões sociais concretas, esses relatórios apenas aumentam a enorme quantidade de informações inúteis que nos cercam hoje em dia.

A Diretriz da União Européia sobre Relatórios Não-Financeiros exige que milhares de empresas comecem a integrar temas de sustentabilidade ao seu ciclo de relatório anual, a partir do relatório de 2017/2018. Essa é uma ótima oportunidade para todos os envolvidos em relatórios corporativos darem um passo em direção a melhores documentos. Acabar com a enrolação nos relatórios melhora sua qualidade e reduz seu custo – exatamente do que você precisa!

Aqui estão as nossas dicas sobre como cortar a enrolação!

Encantador, mas irrelevante

Relatar bem não é um concurso de beleza. As diretrizes de relatórios de sustentabilidade, como as fornecidos pela Global Reporting Initiative (GRI), não exigem design ou formato específico. Elas oferecem orientação sobre como preparar conteúdo de alta qualidade. Informação bem organizada e clara é o que realmente conta. Se, além disso, você quiser fazer com que pareça bonito e os elementos visuais ajudem a melhorar a clareza e a navegação, ótimo. Mas o conteúdo relevante e bem-estruturado vem em primeiro lugar. Sempre.

Aleatório e desfocado

Não se distraia! Crie foco através da análise de materialidade, um passo importante no processo para criar um relatório de sustentabilidade de alta qualidade. Ela ajuda a definir os tópicos nos quais se concentrar para manter a conexão entre o futuro da empresa e as necessidades da sociedade. Esses tópicos são selecionados combinando a visão estratégica da administração com a dos representantes das partes interessadas, como funcionários, clientes, fornecedores, reguladores e comunidades.

Se bem feita, a análise de materialidade gera uma lista resumida e focada de tópicos que expressam as questões de alta preocupação para a sociedade diretamente relacionadas à estratégia e às principais atividades do negócio. Depois de ter sua lista de tópicos relevantes, você está pronto/a para pensar sobre quais indicadores (e outras ferramentas) ajudam a contar aos leitores do relatório o que a organização está buscando e alcançando nesses tópicos. É somente isso! Esses tópicos são os únicos que você precisa incluir em seu relatório.

Irritantemente abundante

Não adicione informações extras. Detalhes básicos sobre a organização – como o tamanho da empresa, o número de funcionários, os mercados onde ela opera, a localização da sede – bem como os indicadores relacionados aos temas materiais devem ser incluídos. Nada mais, nada menos.

Confira a lista de informações básicas a serem divulgadas, encontre as informações necessárias, organize-as e apresente da maneira mais clara possível. Sem truques, sem enrolação. E se você não puder publicar uma informação obrigatória por algum motivo, explique por que não. É simples assim.

Não adicione informações desnecessárias, mesmo que isso pareça bom para a organização. Um relatório precisa ser equilibrado, isso significa que os desafios e dilemas não devem ser enterrados em conteúdo estrategicamente irrelevante. Excesso de informação – mesmo quando apresentado de uma forma bonita – pode ser bastante prejudicial para sua reputação.

Mal planejado e caro

Reunir informações de alta qualidade não é barato. Recursos financeiros e humanos são necessários para determinar as unidades, os limites, o processo, bem como para os sistemas de coleta, agregação, verificações, aprovações e análises reais dos dados.

Preparar um bom roteiro do que exatamente deve ser relatado não apenas aumenta a qualidade do relatório, mas também ajuda você a fazer o melhor uso de seus valiosos recursos. Defina um proprietário claro para o processo de relatório, se necessário, apoiado por profissionais externos experientes, com vivência específica em relatórios, comunicação de sustentabilidade etc. Um bom planejamento e foco em “acabar com a enrolação” reduzem ainda mais os custos caso você envolva um provedor de serviços externo para garantir o conteúdo de sustentabilidade do seu relatório.

Essas dicas podem ajudar você e sua organização a melhorar os relatórios – e reduzir custos – progredindo de:

Lindo para claro
Aleatório para relevante
Abundante para preciso
Mal planejado para profissional

Em momentos como esse, quando decisões críticas e bem informadas são necessárias, não podemos deixar que informações úteis sejam desperdiçadas. Não enterre o impacto e o desempenho de sua empresa na cacofonia de informações inúteis que nos cercam todos os dias.

Junte-se à nossa campanha para acabar com a enrolação!

Este artigo faz parte de uma série sobre o tema da materialidade. É de autoria de Marjolein Baghuis, da Change in Context, e de Nelmara Arbex, da Arbex & Company. Na GRI, elas trabalharam juntas na criação e no engajamento de partes interessadas em torno das Diretrizes de Relatório de Sustentabilidade G4 da GRI. Elas agora apoiam empresas com desafios estratégicos de sustentabilidade, como análise de materialidade e comunicação, que constroem reputação e confiança.